Rzeczywistość biznesowa w zasadzie opiera się na dwóch głównych filarach – maksymalizacji zysków i optymalizacji kosztów. Pierwszy przypadek jest w pełni zrozumiany – bez zysków nie funkcjonowałoby przedsiębiorstwo. Drugi przypadek jest natomiast bardzo rzadko brany pod uwagę przy planowaniu działalności lub wręcz marginalizowany.
Z czego to wynika? Ano z tego, że koszty są rozproszone w różnych budżetach stąd też trudno je na bieżąco kontrolować.
Po pierwsze: optymalizacja
Zarządzanie wydatkami służbowymi w większości przedsiębiorstw jest wręcz traktowane po macoszemu. Tu kwoty są niejednokrotnie stosunkowo niskie, ale ich obsługa bywa często bardzo czasochłonna, a tym samym także i kosztowna. A jeżeli jeszcze do tego dodamy obieg dokumentów, ręczny system obliczania diet oraz rozliczeń zaliczek i innych wydatków – powstaje skomplikowany system, który może prowadzić do konieczności utworzenia dodatkowego etatu generującego kolejne koszty osobowe, których nie przewidzieliśmy w planie biznesowym firmy. Rozwiązaniem jest optymalizacja tych wszystkich kosztów poprzez zarządzanie wydatkami służbowymi. Co prawda większość firm opiera się na papierowym zarządzaniu przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego Excel, ale przyszłość jest związana z wprowadzeniem specjalnych systemów i rozwiązań ułatwiających zarządzanie. Współczesne firmy w zarządzaniu finansami dążą do centralizacji.
Zarządzanie wydatkami to standard
Pojawiły się też już specjalne narzędzia (np. karty przedpłacone czy też korporacyjne dla pracowników), które służą poprawie efektywności i przejrzystości zarządzania kosztami, a w efekcie przyczyniają się do usprawniania łańcucha dostaw i kontroli nad wydatkami służbowymi pracowników. Wielkie znaczenie ma w tym przypadku proces automatyzacji wszystkich przepływów finansowych możliwy dzięki zastosowaniu odpowiedniej technologii. Zarządzanie wydatkami służbowymi staje się dzięki temu ważnym elementem planowania biznesowego i rozliczania kosztów. Powoli staje się to już standardem nie tylko w przypadku firm korporacyjnych, ale i małych oraz średnich przedsiębiorstw. A dla nich optymalizacja tych kosztów to czasami „być albo nie być” na rynku.