Każdy, kto prowadzi firmę, wie, jak ważne są finanse i ich właściwe rozliczanie. Im większa firma, tym bardziej skomplikowany jest to proces. Czy można go jakoś uprościć?
Rozliczanie kosztów delegacji, prawidłowych diet, wydawania zaliczek czy rozliczanie kart kredytowych branych w delegację odbywa się zazwyczaj bardzo tradycyjnie, z kartką, kalkulatorkiem i ołówkiem w ręku. Dochodzi do tego kontrola, czy poniesione wydatki były słuszne.
Warto wesprzeć księgowego
Nic dziwnego, że pracownicy księgowi życzą sobie unowocześnienia i uproszczenia pracy, najlepiej przez proste narzędzia, wspierające zarządzanie wydatkami służbowymi. Są na rynku firmy piszące programy, które niestety, nie są zbyt przejrzyste i przyjazne w obsłudze. Warto więc zainteresować się konkurencyjnymi produktami, by usprawnić pracę i umożliwić księgowym swobodne i fachowe oraz przede wszystkim strategiczne zarządzanie firmowymi pieniędzmi.
Pracownicy również powinni optymalizować koszty
W tym celu korzystne jest wysłanie pracowników na odpowiednie szkolenie z tego zakresu, gdzie opanują obsługę wybranego systemu oprogramowania i w ten sposób zapewnią szybkie, sprawne i efektywne rozliczanie wszelkich kosztów związanych z wyjazdami krajowymi czy zagranicznymi: zakupu wszelkich biletów, rezerwacji hoteli, kosztów reprezentacyjnych. Poza tym nie bez znaczenia jest zoptymalizowanie wydatków firmy w dziedzinie zakupu/sprzedaży.
Wiele firm stosuje system zaliczek, czyli pracownicy płacą rachunki z własnej kieszeni, a następnie w rozliczeniu zwraca im się te wydatki. W związku z tym proces taki jest dość skomplikowany i długotrwały. Kosztuje więc dużo czasu, energii i papieru.
Uproszczenie całego systemu oznacza oszczędność czasu i kosztów oraz zagwarantuje efektywność systemu rozliczeń i finansowania w firmie. Pracownicy będą koncentrować się bardziej na zadaniach do wypełnienia, a nie na płaceniu z własnej kieszeni czy rozliczaniu zaliczek.
Na wprowadzeniu odpowiedniego systemu narzędzi usprawniającego księgowość wszyscy w firmie zyskają: koszta ulegną obniżeniu a wzrośnie zadowolenie pracowników.